Ajatuksia Teams -käyttöönotosta
Suomen Nuorkauppakamarit tarjoavat paikalliskamarien ja jäsenten käyttöön ammattimaiset Office365-työkalut, joiden avulla on mahdollista toteuttaa laadukkaampaa kamaritoimintaa. Teams-ympäristön käyttöönotto tämän vuoden aikana on aiheuttanut paljon keskustelua, ja mielipiteitä jäsenistössä järjestelmää kohtaan on puolesta ja vastaan. Kulisseissa on tehty suuri määrä hyvää valmistelutyötä, joka alkaa pikkuhiljaa konkretisoitua koko laajuudessaan. Osa koulutuksista ja palveluista aiheeseen liittyen on jo jäsenten saatavilla. Tulen tällä sivulla avaamaan suunnitelmaa siitä, kuinka kamareille voidaan tuoda entistä paras hyöty ja onnellisempi siirtymäaika O365-ympäristöön.
Tuntuuko Teamsin käyttöönotto sinusta(kin) tältä?
Onneksi ei enää kauaa!
Marin 4+1 lääkettä onnellisempaan O365n ja Teamsin käyttöönottoon
Päättäjien sitouttaminen
Muutoksen aikaansaajien tunnistaminen ja voimaannuttaminen
Muutosprosessin pitkäjänteinen suunnittelu ja vaiheittaisen aikataulun selkeä viestiminen
Muutoksen vetonaulat - helppous, ylivoimainen hyöty ja innostava yhteinen tekeminen
TÄRKEÄÄ! Teamsin ja intran käyttö ei saa johtaa ulkoisen näkyvyyden heikkenemiseen
Marin 4+1 lääkettä O365-käyttöönottoon
Päättäjien sitouttaminen
Muutoksen johtamisessa ensisijaisen tärkeää on päättäjien sitouttaminen prosessiin antamalla heille valta tehdä yhteinen päätös aloittamisesta ja pitämällä heidät tietoisena muutoksen vaiheista. Valitettavasti suuri osa puheenjohtajista ei ole syystä tai toisesta ymmärtänyt antaneensa keskusliitolle vallan tehdä tämän kokoluokan järjestelmämuutos ja aloittaa sen kokonaisvaltainen käyttöönotto. Investointivarauksen käsittelyn jälkeen prosessi on ollut jokseenkin yllätyksellinen.
Toimenpide-ehdotus: Viestintätiimin 2020 toimesta valmistellaan ennen Johtajuusakatemiaa esitys muutosprosessin vaiheista, johtamisesta ja viestinnästä, sekä kanavakohtainen siirtymisaikataulu. Nämä käsitellään yhteisesti perinpohjin, saavutetaan yhteinen mielipide ja selkeä päätös etenemisestä.
Muutoksen aikaansaajien tunnistaminen ja voimaannuttaminen
Puheenjohtajien sitouttamisen lisäksi prosessissa täytyy tunnistaa tärkeimmät muutoksen jalkauttajat ja eritoten vastata siitä, että heillä on eväät onnistua järjestelmän käyttöönotossa ja olla apuna muille jäsenille.
Paikalliskamarikontekstissa yleisimmin jäsenrekisteristä ja jäsenten tunnuksiin liittyvistä asioista vastaa SECY. Viestintäaspektista taas vastaa LIO tiiminsä kanssa, mutta tapahtumien ja koulutusten syöttämisestä LIOn sijaan LOM ja IND -lohkot.
Toimenpide-ehdotus: Hallitusakatemioissa järjestetään lohkokohtaiset käytännönläheiset workshopit, joissa lohkojohtajat oppivat käyttämään O365-ympäristöä ja Teamsia oman lohkonsa johtamisessa ja sen kautta laadukkaamman kamaritoiminnan aikaansaamisessa.
Aluetiimien kanssa yhteistyössä varmistetaan, että vuoden mittaan tarvittava apu ja tuki on lähellä.
Muutosprosessin pitkäjänteinen suunnittelu ja vaiheittaisen aikataulun selkeä viestiminen
Tällä hetkellä paradoksaalisesti on käynyt niin, että järjestelmän, jonka piti tuoda selkeyttä kanavaviidakkoon, onkin tuonut lisäkanavan muiden rinnalle. Tilanne luo epävarmuutta siitä, missä pitäisi viestiä kun keskusliitto suosittelee ehdottomasti Teamsia, mutta viestii itsekin jäsenistön suuntaan ainakin vaalien osalta täysin toisaalla. Kyseessä on toki käynnissä oleva prosessi, mutta kun kanavakohtainen siirtymäaikataulu puuttuu, näyttäytyy tilanne sekavalta eikä suinkaan selkeyttä tuovalta.
Toimenpide-ehdotus: Siirtyminen ei voi tapahtua kerralla, mutta muutosta täytyy johtaa ja siitä täytyy viestiä johdonmukaisesti etukäteen. Johtajuusakatemiassa saadun palautteen ja puheenjohtajien päätöksen perusteella tehdään selkeä kanavakohtainen suunnitelma ja aikataulu siirtymiseen muista kanavista Teamsiin, tai toisaalta avoimiin (vrt. "ulkoisiin") viestintäkanaviin. Tämä kanavakohtainen aikataulu viestitään selkeästi koko jäsenistölle, ja eritoten puheenjohtajille ja kamarien hallituksille.
Kanavakohtainen aikataulutettu, porrastettu suunnitelma vähentää epävarmuutta ja antaa luottamusta muutokseen.
Muutoksen vetonaulat - helppous, ylivoimainen hyöty ja innostava yhteinen tekeminen
Keväällä 2019 kävi niin, että melko yllätyksellisesti sain sähköpostiini mailin kehotuksineen ottaa käyttöön jci-päätteinen sähköposti ja O365-tunnus. Eksyin aktivoimaan tunnuksen muutamia kuukausia sitten. Päästessäni sisään eksyin ensin Yammeriin josta lueskelin keskusliiton 2013 viestinnän keskusteluja (mielenkiintoisia toki, mutta ehkä ei niin relevantteja), jonka jälkeen mailiin, jonka jälkeen Formsiin, jonka jälkeen... ja missään ei tapahtunut mitään. Edes sen jälkeen, kun löysin sen Teamsin, johon kai olin koko ajan ollut suunnistamassa.
Toimenpide-ehdotus: Teamsissa parasta ovat ne ylivoimaiset hyödyt, jotka se antaa tiimityöskentelyyn. Jaetut dokumentit, tiedon avoimuus ja löydettävyys, viestinnän selkeys jaettuna kanaviin, ennen kaikkea helpot ja laadukkasti toimivat etäkokoukset. Nämä hyödyt tulisi jäsenen ohjatusti kokea, kun hän ensimmäisen kerran kirjautuu Teamsiin, esimerkiksi juurikin hallitusakatemian yhteisissä workshopeissa, SECYn johdolla uuden hallituksen tai kamarin työskentelytilaksi ja viestintäkanavaksi, projektitiimin työskentelytilana, ja niin edelleen. Koettuaan omakohtaisesti nämä hyödyt, jäsen tulee todennäköisemmin järjestelmään yhä uudelleen, jonka jälkeen myös yleisempi viestintä jäsenkanavassa ym. mahdollistuu.
Ps. Helppous on kaikea A ja O. Siksi olenkin ollut viestintätiimin apuna valmistelemassa Teamsiin Template-tiimejä (erilliset esimerkit kamaritiimille ja hallitustiimille) jotka kopiomalla tiimin luomisen alkuvaiheessa saatte tiimiin jo valmiiksi mietityn kanavastruktuurin, jota sitten voitte alkaa muokata omaksenne. Templateja on tulossa lisää esim. projektitiimeille.
+1 - Teams ei voi korvata sosiaalista mediaa
Teamsin ja intran käyttö ei saa johtaa ulkoisen näkyvyyden vähenemiseen sosiaalisessa mediassa
Esimerkki nykytilasta: vaaliviestintä suljetussa Nuorkauppakamarin Vaalit -fb-ryhmässä. Itse koen suljetun FB-ryhmän päällekkäisenä kamarien omien julkisilla FB-sivuilla olevien uutisten kanssa - joiden on parempi ollakin juuri siellä, julkisesti tiedotettuna sosiaalisessa mediassa. Itse näen, että tehokkaampi tapa on postata ensisijaisesti tämäntyyppiset viestit kamarien, alueen ja SNKKn avoimiin (vrt. "ulkoisiin") kanaviin, josta sitten koostetaan esim. Teamsin Vaalit-kanavalle koontifeedejä.
Lisäksi, Suomen Nuorkauppakamarit eivät viesti tällä hetkellä juuri mitään kansallisista vaaleista omissa julkisissa kanavissaan - verrattuna taas esim. Suomen Yrittäjiin, jotka viestivät vaaliensa aikaan voimakkaasti että nyt on meneillään yhteiskunnallisesti merkittävät vaalit, sekä sitä, millaista yhteiskunnallista vaikutusta ehdokkaat aikovat saada aikaan.
Jos ja kun strategiammekin mukaan haluamme olla yhteiskunnallisesti merkittävä toimija, on myös tulevaisuudessa varmistettava etteivät Teamsia koskevat päätökset missään nimessä käperrä viestintäämme ja sitä myötä myös brändiämme vahingossakaan enää yhtään sisäänpäinkääntyneemmäksi kuin se ehkä tällä hetkellä on.
Tätä haluan olla varmistamassa viestintätiimin johtajana keskusliitossa ensi vuonna.
Ps. Brändin kehittämisestä ajatuksia tulossa jakoon pian :)